Jak zorganizować swoje życie

Czy wiesz ile tracisz czasu codziennie na mało istotnych czynnościach? Czy wiesz ile możesz zaoszczędzić cennych godzin oraz swojej energii, jeśli rozplanujesz zadania na najbliższy tydzień i przyłożysz się do realizacji celów?

Słuchaj, umawialiśmy się na 16:00. Jesteś pół godziny spóźniony! Za ile będziesz?!

Zdarzyła Ci się taka sytuacja? Mnie też. Na szczęście w ostatnich latach wypracowałem swój system, który pozwala mi zapanować nad organizacją czasu, realizowaniem celów i dbaniem o przestrzeń wokół siebie.

Wstęp

Mój przyjaciel ostatnio wspomniał, że ma mało czasu w tygodniu i się nie realizuje, ale po sprawdzeniu cyfrowego dobrostanu widoczna była średnia korzystania z samego Instagrama. Niespełna dwie godziny dziennie! <łeb rozwalony> Kumacie? Pomijając już to, że obserwując innych ludzi ciągle się porównujemy do nich – ten to ma super samochód, a ta to już ma dzieci, a ten to jest duszą towarzystwa – to popadamy w kompleksy. 

A ja tym roku wykonałem następujące kroki:

  • Z książki Nawyki Zen – Leo Babauta skorzystałem z ustawiania 3 NZ.
    Każdego dnia rano lub dzień wcześniej ustawiam sobie 3 najważniejsze zadania, które po wykonaniu kończą mój dzień pracy. Wszystko ponad – to bonus. Ale nie przepracowuję się, tylko zostawiam na kolejny dzień.
  • Założyłem się z przyjacielem Patrykiem – że od 8 lutego 2023 roku nie będziemy przeglądać bezrefleksyjnie Instagrama ani Facebooka. Karą było włączenie na słuchawkach przegranemu 2 godzin wybranego przez wygranego dźwięku, bądź muzyki.
    I do dziś w sumie więcej niż 5 minut nie spędzam w tych aplikacjach.

Każdy z nas musi wypracować własny system. I ja również taki dla siebie stworzyłem. Wiem, że mógłbym lepiej i mógłbym więcej. Ale na tym etapie, to mi wystarcza. I to staram się doceniać.
Do efektywnej pracy potrzebuję kilku narzędzi:

  • Kalendarza
  • Miejsca do zapisywania notatek
  • Magazynu do przechowywania danych (chmury)

Połączenie tych trzech rzeczy pozwala mi odnaleźć się w rzeczywistości i wykonywać swoje obowiązki.
Każde z tych miejsc, staram się, aby było uporządkowane, ale nie jestem idealny i w tych miejscach też zdarza się bałagan.
Jeśli lubicie klasyczne rozwiązania — wystarczy Wam kajecik, terminarz, długopis — raptem 15 zł i macie narzędzia do dyscypliny. Ale jeśli lubicie technologię tak jak ja i spędzacie dużo czasu przed świecącym monitorem — polecam kolejno Kalendarz Google’a, aplikację Trello (notatki) i jeśli pracujecie z dokumentami, grafiką itd. – chmurę Google, w której jest dużo pamięci.

Życie nauczyło mnie ważnej zasady

Rozpoczynając z czymś przygodę — lepiej podjąć budżetowe kroki, niż wydawać niepotrzebnie pieniądze. Mało sensownym rozwiązaniem jest zakup sprzętu do Windsurfingu — będąc drugi raz na desce w życiu. Potem takie rzeczy siedzą i się kurzą. Przede wszystkim trzeba wyrobić w sobie pożądany nawyk, a gdy już poczujecie, że to naprawdę jest to — to będzie dobry moment na zakup.

Jeśli chcesz zapoznać się z pomysłami na organizację pracy za pomocą filmu wideo – przygotowałem taki dla Ciebie i możesz go obejrzeć poniżej:

Kalendarz Google

Zacznijmy od kalendarza Google, który towarzyszy mi od… 25 kwietnia 2011 roku. To tam były moje pierwsze podrygi.
Z pewnymi przerwami kształtowałem swoje organizowanie czasu. I właśnie pisząc scenariusz do tego odcinka uświadomiłem sobie, że od listopada 2014 roku prawie codziennie zaglądam do kalendarza, żeby sprawdzić, jakie czekają mnie zadania. Część z nich zrealizowałem, część nie. To naturalne. Uważam, że mój kalendarz jest dość mocno rozbudowany, a to, co Wam pokażę to mój system i jest to propozycja.

Każdy z kalendarzy można włączać i wyłączać, dzięki temu mam przejrzysty widok i mogę skupić się na konkretnych zadaniach.
Te paski, które widzisz u góry, tuż pod dniami miesiąca – tyczą się zadań, które są całodniowe. Poniżej zaś (z widocznymi godzinami) to są krótkie wydarzenia, zwykle niezajmujące dłużej niż 3 godziny.
Przejdę teraz pokrótce po różnych kalendarzach, z których korzystam. Zwykle korzystam z widoku miesięcznego albo tygodniowego.

Konrad – To osobiste zadania, takie jak lekarz, pójście ze znajomymi do restauracji czy fryzjer. Chcecie wiedzieć ile razy byłem w tym roku? To proste. Wystarczy kliknąć lupę i wpisać fryzjer [zdjęcie].
Nie pamiętam kiedy byłem na Teneryfie z mamą i przyjaciółmi – wpisuję Teneryfa i już wiem. Jeśli czegoś nie pamiętam, nie denerwuję się, bo wiem, że najprawdopodobniej mam to wpisane w kalendarz. Gdy będziesz uzupełniać przez około dwa tygodnie, zaczniesz odczuwać, że staje się to dla Ciebie bardzo proste.

  • Wyjazdy. Jak gdzieś jadę na kilka dni: tworzę wydarzenie, które trwa np. 5 dni. Tyle dni mam zapisane, żeby nic nie planować, bo mnie nie ma.
  • Przydaje mi się również ustawianie powiadomień cyklicznych – np. co rok. Nie chcę zapomnieć o ubezpieczeniu auta, motocykla czy przeglądzie – dlatego używam słów kluczy i nazywam: np. ubezpieczenie, przegląd, faktura. One przypominają np. z tygodniowym wyprzedzeniem, za co muszę się niebawem wziąć.
  • Tak też zapisuję urodziny niektórych osób. Np. wiem, że Mateusz ma urodziny wtedy, co moja była dziewczyna, ale z Michałem i Kasprem już ciężej – nie mam powiązania i ciężko to zapamiętać, Dlatego 9 czerwca i 23 września to zapisane dni, w których pewnie się do nich odezwę i powiadomię ich, że są starzy 🤔.

Aga i Konrad. Tu mamy wypisane obowiązki domowe. Drukuję je co miesiąc i odznaczamy gdy coś zrobimy w domu. Ja pracuję zdalnie, a Aga pracuję poza domem. I z tego powodu jeden nie widzi co drugi robi. O, czysta umywalka. – Nie kurwa czysta umywalka, tylko ja to zrobiłam, bądź zrobiłem. Nie dostrzegamy takich rzeczy, a kalendarz ładnie to obrazuje.
Aga miała opory co do zaznaczania, ale w gruncie rzeczy odhaczamy na bieżąco i nie kłócimy się, że ktoś czegoś nie zrobił. Poza małymi wyjątkami, jak to w związkach. Na co dzień wyłączony, a korzystam z niego tylko do druku.

Harmonogram – w książce Radka Kotarskiego jest rozpisany jego harmonogram dnia. Zwykle lubimy wypracowane rutyny i rytuały i ja też takie coś stosuję. Skopiowałem jego szablon i umieściłem go w swoim kalendarzu. Staram się, aby trzymał mnie w ryzach, najwyżej w przyszłości trochę go zmodyfikuję.

Lista zadań – nie używam.

Między Słowami odpowiada za pracę związaną z kanałem, warsztatami, kursami itd. Jak widzicie, ten kalendarz mam oznaczony fioletowym kolorem, dzięki czemu wiem, czy czeka mnie zaraz praca, czy sprawy osobiste (kilka miesięcy temu odznaczałem aktywności na szaro lub żółto jak były zakończone, ale teraz już to zostawiam, niech sobie siedzi w przeszłości niezmienione). Jak się z czymś nie wyrobię, to oznaczam na czerwono. To daje mi jasny znak, że to na czym mi zależy zostało zaniedbane. Jeśli sprawy tyczą się zakresu godzin – ustalają mi dzień, i są wpisane z godzinami. Robi się to szybko, dzięki czemu nie zapominam co mnie czeka.
Jeśli jakieś zadanie jest całodniowe – wystarczy kliknąć u góry i zostanie stworzona belka powyżej harmonogramu.

Nasz kalendarz – Współdzielę go z moim przyjacielem. Gdy w planach jest wykonanie zadania – wystarczy stworzyć wydarzenie i ustawić odpowiedni kalendarz. Wyświetli się kilka sekund później u pozostałych.

Prywatny – co do tego kalendarza. – Hej, on jest prywatny, może trochę… prywatności? <oburzenie>

Sport. Chyba mój ulubiony. Uwielbiam spoglądać na niebieski kolor, który pokazuje mi, że będzie niezła zabawa. Czy to jazda enduro, squash, piłka halowa czy ćwiczenia ruchowe – jest to bardzo przyjemne.

Wspólne jedzenie – Na pewno znasz to uczucie, gdy odczuwasz głód, a nie wiesz, co zrobić sobie do jedzenia? Wpadłem na pomysł, żeby stworzyć osobny kalendarz – gdy zjemy dobry obiad – wpisać go do kalendarza, i co ważne: ustawić powtarzanie co np. 3 tygodnie.
Dzięki temu mam gotowy pomysł na danie za jakiś czas, który mi dziś smakował.
(na co dzień wyłączony, włączam, gdy chcę zaplanować jedzenie).

Podsumowując jest to bardzo przyjemne narzędzie, pozwalające mi obserwować ile pracuję, czy pracuję i na czym się skupiam.
A z zalet, które bardzo doceniam to:

  • jest darmowe
  • w tym samym momencie inna osoba ma dostęp do wybranego kalendarza
    jest prosty, ale nie za prosty oraz
  • skomplikowany, ale nie za skomplikowany
  • Przypomina mi o wszystkich ważnych sprawach, takich jak ubezpieczenie samochodu, lekarz czy projekt.
  • Mam dostęp do kalendarza na telefonie na aplikacji
  • Always on Display – wiem, że to jest na Samsungach, nie wiem jak na innych.
  • Kolorami mogę ustawiać priorytety czy też ogrzewać niemiłe zadania. Jak czegoś nie chcę zrobić – zmieniam jego kolor na kolor np. sportu i od razu lepiej mi się na to patrzy. A to wpływa na motywację wykonywanych działań.
Rada ode mnie

Nawet nie tyle do samego kalendarza, ile do ustawiania sobie zadań - nie ma co dawać sobie za dużo na jeden raz. Zmiana i efekty odbywają się na przestrzeni miesięcy i lat, a nie dni czy jednego tygodnia. Nadal mam tak, że nałożę za dużo w jednym tygodniu, a potem to przesuwam i przesuwam, aż nie przyciśnie mnie ostateczny termin. Jeśli mam duży projekt, staram się go rozbić na mniejsze, bo wtedy nie są takie straszne. Np. Przygotowanie kursu Trening Komunikacji, to jest coś bardzo dużego. Trzeba zrobić program kursu, zebrać materiały, stworzyć landing page, zająć się promocją, graficzne sprawy, tekstowe sprawy, przećwiczyć to, żeby to było takie jak trzeba. To są dziesiątki, jak nie setka małych zadań. I właśnie takie projekty staram się rozbić w kolejnym narzędziu, jakim jest aplikacja Trello.

💙 https://trello.com/miedzyslowami/recommend – Link do aplikacji Trello!

Chciałbym zapamiętać dużo informacji i mieć je w zasięgu ręki. Niestety, mam w głowie jakiś pomysł, a nawet super pomysł, ale przez to, że go nie zapiszę, przepada bezpowrotnie. Podam na przykładzie. Od dawna chcę Was widzów zaangażować jako społeczność do dzielenia się ze mną storiesami na Instagramie. Pomyślałem ostatnio, że świetnym pomysłem będzie zaprosić Was do oznaczania mnie, podczas Waszego treningu z organizacją dnia. Gdybym tego nie zapisał w swoim kajeciku wirtualnym, przepadłoby na zawsze. I takie małe notatki właśnie składają się na cały odcinek, który właśnie oglądasz.
Ja do tego korzystam z aplikacji Trello. Jest darmowa i porządkuje przechowywane informacje. Próbowałem innych rozwiązań. Takich jak zapisywanie w terminarzu fizycznym, organizerze, w aplikacji Click Up czy Evernote. Niestety coś mi w nich nie grało, a Trello wypracowało mi system. Szybkie, przejrzyste, z odpowiednią ilością funkcji.
Trochę o systemie.
Po lewej stronie, tak jak z kalendarzami – mamy grupy. Ja mam kilka, takie jak służbowe czy prywatne. Najbardziej skupię się na najważniejszej dla mnie karcie, która jest nazwana emotką i słowem: służbowe. W folderze “Do zrobienia / Projekty 2023” tworzę zadanie. Zwykle korzystam z opisu oraz listy zadań. Widzę, że pracy mi ubywa, a satysfakcja narasta.
Przyjemnie wrzuca się grafiki, gify, linki do YouTube. Widać, że tu jest włożone dużo roboty.
Jak źle coś przydzielę, jestem w stanie jednym ruchem przerzucić to tam gdzie trzeba.
Może zauważyliście kategorię Wykonane. Jest ona dla mnie niezwykle ważna, bo uświadamia mi, co do tej pory zrobiłem. Ja jestem z tych, co nie doceniają tego, co zrobili. Dopiero rozpisanie przedstawia mi włożoną pracę.

Z zalet:

  • W wersji darmowej jest dość dużo opcji, które na początek w zupełności wystarczą.
  • Wszystko działa płynnie, a program nie jest ciężkim kombajnem.
  • Można się dzielić przestrzeniami z innymi.

Dysk Google - przechowywanie danych

Lubię kategoryzować i systematyzować rzeczy. Pomogłem się pakować przyjacielowi i czułem się jak profesjonalista. Elektronika do elektroniki, papiery do papierów, leki do leków.
Tak też mam z plikami na komputerze. Nie jest to tak ważne czy macie dysk lokalny, czy wykupioną chmurę. Ważne jest, aby móc odnaleźć potrzebne pliki możliwie jak najszybciej.
A więc zdjęcia do zdjęć, dokumenty do dokumentów. Firmowe rzeczy do firmowych.
Cenię sobie chmurę dysku Google, która mieści dużą ilość danych. Mogę swobodnie tam wrzucać pliki wideo. A gdy przesyłam je do montażu, są odpowiednio posegregowane.
W tym temacie nie będę się za dużo rozciągał, ale kilka wieczorków warto na to poświęcić, bo teraz bardzo szybko jestem w stanie znaleźć np. siebie w Pradze jak miałem 14 lat.

Na zakończenie

Część z Was pewnie spróbuje przynajmniej jednego z tych narzędzi lub segregacji swojej przestrzeni. Jestem bardzo ciekaw Waszych efektów.

Będzie mi bardzo miło, jeśli w mediach społecznościowych opublikujesz informacje o inspiracji z tej strony. Publikując swój kalendarz, nową przestrzeń w aplikacji takiej jak Trello lub segregując przestrzeń na komputerze – oznacz je proszę hashtagami #międzysłowami lub #gladyszek. Możesz je naturalnie oznaczyć moim profilem @konradgladyszek.
Życzę wam powodzenia i na pewno osiągnięcie satysfakcjonujący Was poziom!

 

Pierwsze Wrażenie - Tylko Raz - Kurs online

Masz okazję dołączyć do grona osób, które zainwestowały w swój rozwój.

Przedstawiam kurs online Pierwsze Wrażenie – Tylko Raz. Program przedstawia:

  • najlepsze metody na poznawanie ludzi.
  • Przewodnik krok po kroku, jak odnaleźć się w towarzystwie.
  • ABC jak nawiązywać trwałe relacje.

Nowy system operacyjny dla Twojego umysłu, który uczy od podstaw jak być atrakcyjnym.

Podobne wpisy

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *